【要約】会社のムダ会議を無くす方法　「世界で一番やさしい会議の教科書」

皆さんは普段の仕事でどのくらい会議をしているでしょうか。

大小問わず毎日会議を行っている方も少ないくないはずです。

様々な会議に参加しながら、「この会議って必要か？」と思ったことはないでしょうか。

また、部下や後輩から「会議辞めませんか？」と言われたことはないでしょうか。

仕事を進めるために必要な会議であるはずなのに、なぜ会議不要論が出てくるのでしょう。

実は会議が不要なのではなく、会議になっていないから時間のムダだと感じるのです。

2人以上が時間を決めて会議室に集まったらあとは何を話そうが会議かといえば、決してそうではないことは想像に難くありません。

今回はそんな会議の正しい姿と有意義な会議を行うコツをまとめた榊巻亮さんの著書「世界で一番やさしい会議の教科書」を紹介します。

【著書情報】

【目次】

第1章：「会議ファシリテーション」とは何か

第2章：8つの基本動作と「確認する」ファシリテーション

第3章：「書く」ファシリテーションとスクライブ

第4章：「準備する」ファシリテーションと4つのP

第5章：「矢面に立つ」ファシリテーションと合意形成の氷山モデル

第6章：ファシリテーターの7つの心構え

第7章：会議のよくある18の困り事と対策

第8章：議論を促進する簡単な3つの「図解と構造化」

第9章：定着の4段サイクルと浸透の6つのパターン

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ビジネスパーソンが生涯で会議に費やす時間はおよそ3万時間と言われています。生涯生産労働時間は約7.5万時間なので、40％もの時間を会議に割いていることになります。

では、その会議は何のために行うのでしょうか。

本書には「会議とは何かを決める場」と定義されています。

しかし、多くの会議は定例で集まって仕事の共有を行ったり、誰かが言いたいことだけを言って終わったり、何かを決めようとしたはずなのに決まっていなかったりと、定義からかけ離れた事を行なっているのです。これが会議が非効率である理由ですが、最も本質としては会議をしていないということに他なりません。

ですが、突然「この集まりは会議と呼べないので意味が無いから解散！」とはいかないでしょう。

そこで大事となるスキルが「ファシリテーション」です。

ファシリテーションとは「促進する・容易にする」という意味です。

会議においては「何かを決めることを促進する・容易にする技術」と言うことができます。ファシリテーションする人（ファシリテーター）がいれば会議は変わると著者は断言しています。

しかし、いきなり会議にファシリテーターを入れるということも難しいでしょう。

そこでこの本が推奨しているのは、隠れファシリテーターという役割です。

自分が会議に参加者かつ隠れファシリテーターとなり、効率的な会議に変えていくのです。しかし「ファシリテーターは中立な立場でなければいけないのでは？」と思った方もいるかと思います。自分がファシリテーターとなって会議を効率化する場合、意見を持ってはいけないのかと言えばそうではありません。

ファシリテーターは中立でなくても良いのですが、自分の意見を押し通してはいけません。客観的な視点もあわせ持たなければいけないのです。

ここからは本書に書かれているファシリテーターのポイントについて、内容を厳選してご紹介していきます。

Point1.決まったこと、やるべきことを確認する

隠れファシリテーターとしてまずやるべきことは、決まったこととやるべきことを確認する事です。司会者にならず、あくまで「自分が追いつけなかったので確認ですが」というスタンスであれば、全く違和感なく聞くことが可能となります。

上記を行うことで、いかが可能となります。

①認識合わせができる

②抜け漏れがないか確認できる

③担当者や期限が明確になる

ムダな会議は何も決まっていない状態です。上記を押さえることで有意義な会議に変わります。

Point2.会議の終了条件を確認する

次に隠れファシリテーターがやるべきことは、会議の終了条件を確認することです。

「会議の目的」を確認することは多いと思いますが、目的は抽象的になりやすいデメリットがあります。

目的ではなく、会議を終わらせる条件を決めておくとゴールが明確になり、それに向かって話しやすくなります。

意見出しであれば「意見が10個出た状態」を終了条件とする、方向性を決めるのであれば「プランAかプランBか決まっている状態」を終了条件とすると非常に会議が効率的になります。

会議が始まったらまずは「この会議はどうなっていたら会議終了と言えるのか」を確認してみましょう。

Point3.議題ごとの時間配分を確認する

会議で1番ムダだと言えることは何だと思いますか。

本書では「資料の読み上げ」が1番ムダだと指摘しています。前述した通り、会議は何かを決める場であり資料を読み合わせる場ではありません。

資料は事前に共有して全員が知っている状態で集合し、議論から始めるのです。しかし、議論で会議時間が終わってしまっては元も子もありません。

そこで隠れファシリテーターは何にどのくらい時間を使うのか予め確認します。「今から何分まで議論をしてもいいのでしょうか」などと聞けば、カドが立たず出席者全員も時間を気にしてくれるようになります。

また、時間が足りなくなった場合は議論を続けるか、どうするのかを決めてもらうと効率が良くなります。

このように会議にファシリテーターとして参加するのではなく、あくまで参加者の1人ではあるものの、上記ポイントを押さえることによってムダだった会議が劇的に改善していくのです。

皆さんも会議に参加される際は、上記ポイントを意識した発言をしながら参加してみてください。

今回は榊巻亮さんの著書「世界で一番やさしい会議の教科書」の中から、ムダな会議を効率化するための隠れファシリテーターと3つのポイントについて紹介してきました。

本書はマンガでストーリーが展開されながら、会議についての解説がされていく構成となっていて非常に読みやすく、実践的な内容が網羅されています。

今回解説した隠れファシリテーターのポイントがより細かく書かれているだけでなく、会議中のホワイトボードの書き方やファシリテーターとして会議に参加する際の進め方など、会議を効率化するための様々なノウハウが解説されています。

ぜひ本書を手に取り、ご自身が参加されている会議を有意義な会議へと変革させていきましょう。

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