経理/簿記試験

「ガソリン代」の勘定科目は?確定申告で個人事業主がガソリン代を経費にする方法も解説

テーマ
ガソリン代・個人事業主
監修
簿記マスター

法人・個人事業主問わず、事業に車を使う場合には必ずガソリン代がかかります。このように身近なガソリン代ですが、仕訳に使用する勘定科目の選択に悩むことが意外と多いのではないでしょうか。また、個人事業主の場合には、事業に自家用車を使ったとき、確定申告の際にガソリン代をどこまで経費として申告して良いのかということについても迷う方がいるかもしれません。

ガソリン代が発生したときの仕訳方法や勘定科目、個人事業主が行う家事按分の計算方法などについて順番に解説していきます。

ガソリン代を支払った場合の仕訳方法と勘定科目は?

ガソリン代を支払ったときに使用することができる勘定科目は、「車両費」や「旅費交通費」などいくつかの種類があります。

「この場合にはこの勘定科目を使わなければならない」などという決まりはとくに存在しないため、常識の範囲内であればある程度自由に勘定科目を選択することができます。

仕訳方法も非常にシンプルで難しくありません。たとえば下記のような仕訳になります。

具体例1:法人名義の社用車のガソリン代

法人名義の社用車にガソリンを給油するため、ガソリン代10,000円を現金で支払った。

借方勘定科目 金額(単位:円) 貸方勘定科目 金額(単位:円)
車両費 10,000 現金 10,000

しかし、比較的自由に勘定科目を選択することができるとはいえ、経費の管理をしたり分析をしたりするためには、業種や状況ごとに適する勘定科目は異なります。

どのような場合にどの勘定科目を使用するべきなのか、それぞれの特徴を見ていきましょう。

車両費

「車両費」は所有する車両に関係した経費を計上するための勘定科目です。まれに「車輌費」という漢字が使われていることもありますが、表記が異なるだけで読み方も意味もまったく同じです。

この勘定科目は、車両にかかる管理費・維持費全般を計上することができるため、ガソリン代の他にも車検費用やタイヤ交換代、車両の修繕などが発生した場合にも使用することが可能です。そのため、この勘定科目を使うメリットとしては、車両に関係する経費を集約して管理することができるという点があげられます。車両を保有・運用することでどのくらいのコストがかかっているのかということが一目で確認できるようになります。

車を主として使用しない業種の場合は、「車両費」の勘定科目を使って仕訳をするのがおすすめです。

旅費交通費

「旅費交通費」は、業務上必要な移動や宿泊などにかかる費用を計上する勘定科目です。取引先との打ち合わせのために出掛ける際に必要な電車代や、宿泊するためのホテル代などが代表例になります。

この勘定科目を使用するメリットは、移動に関係する費用をこの勘定科目に集約して管理することができるという点です。

車の保有台数や利用機会が多く、車のメンテナンス費用などとは別にガソリン代を管理したいという要望がある場合におすすめの勘定科目です。

消耗品費

「消耗品費」は、消耗性のものや、使用可能期間が1年未満もしくは取得原価が10万円未満の資産を購入した場合に使用する勘定科目です。おもに、ボールペンや付箋などの事務用品を仕訳するときに使われます。

しかし、「消耗品費」の勘定科目は内訳や金額が膨らみやすく、ガソリン代をこの勘定科目に仕訳すると他の費用に埋もれてしまいがちになります。

そのためこの勘定科目にガソリン代を仕訳するのは、ごくたまにしかガソリン代を支出しないような場合がよいでしょう。

燃料費

「燃料費」は、ガソリンや灯油など燃料になるものを購入する際に使うことができる勘定科目です。

業務上、車を使う頻度が非常に高く、「車両費」や「旅費交通費」とも分けてガソリン代を管理したい場合には、この勘定科目の利用がおすすめです。

個人事業主が自家用車のガソリン代を経費にする場合

個人事業主が車を私生活にも事業にも使用している場合、確定申告のときガソリン代は経費にできるのでしょうか。前提として、確定申告時に経費であると認められるものは、「事業を営むために必要な費用」です。そのため、プライベートで車を使用したときのガソリン代は、経費として申告することはできません。

しかし、兼用の車であれば、事業で使うためにガソリンを給油し、そのあと次に給油をするまで一度もプライベートの用事で車を使わない、などということはまれかと思います。

つまり、一度に支払ったガソリン代をプライベート用と事業用とに分けなければなりません。このように、個人事業主が確定申告に際し、費用を私生活用と業務用とに分けることを「家事按分」といいます。ガソリン代の家事按分を行うには、なんらかの合理的な基準を設けて、全体利用分に対する事業利用分の割合を求め、経費にできる金額を算出します。ここでいう「合理的な基準」は、ガソリン代の場合、①走行距離、もしくは②使用日数(使用時間)が考えられます。

それぞれの基準ごとに具体例をあげて確認していきましょう。

具体例2:走行距離を使って計算する方法

確定申告に際し、事業用に使用したガソリン代を計算するため自家用車の走行距離を確認した。全体の年間走行距離は6,000kmであり、このうち事業用に使用した年間走行距離は3,600kmである。なお、今期のガソリン代の合計額は100,000円であった。

この場合、以下の計算式によって経費とすることができるガソリン代の金額が求められます。

3,600km÷6,000km=0.6(事業利用分の割合)

100,000円×0.6=60,000円

具体例3:使用日数もしくは使用時間を使って計算する方法

確定申告に際し、事業用に使用したガソリン代を計算するため自家用車を使用した日数を確認した。1年を通して、1週間のうち平日5日間は事業用、休日2日間はプライベート用に車を利用している。なお、今期のガソリン代の合計額は100,000円であった。

この場合、以下の計算式によって経費とすることができるガソリン代の金額が求められます。

5日÷7日≒0.71(事業利用分の割合)

100,000円×0.71=71,000円

確定申告の際に焦ることがないように、普段から事業用に車を使用した場合には記録を取っておくようにしましょう。ちなみに、この家事按分の基本的な考え方は、自宅を仕事場としている場合の家賃の経費計算などにおいても同様となります。

軽油を使用している場合の消費税に関する注意点

レギュラーガソリンではなく軽油を使用している場合には、消費税についての注意点があります。

ガソリン代と軽油代は、消費税を除くと下記の要素で構成されています。

本体価格+ガソリン税+石油税=ガソリン代

本体価格+石油税+軽油取引税=軽油代

この中で、軽油代を構成する「軽油取引税」のみが、消費税を課税されない(不課税仕入)のです。

具体例4:法人名義の社用車に軽油代

法人名義の社用車に軽油を給油するため、軽油代6,600円を現金で支払った。軽油代のうち、1,600円が軽油取引税である。(※それぞれの金額を簡略化しているため、実際の軽油取引税の計算結果とは異なる金額になっています)

借方勘定科目 金額(単位:円) 貸方勘定科目 金額(単位:円)
車両費-課税仕入 5,000 現金 6,600
車両費-不課税仕入 1,600

軽油取引税の金額を区分して仕訳をし、消費税の処理のみを変えます。

上記の具体例では軽油取引税も「車両費」の勘定科目を使用していますが、「租税公課」という勘定科目を使用しても構いません。

軽油取引税のみが消費税を課税されない理由は、消費税法上の考え方の違いによるものです。消費税法においては、ガソリン税・石油税は、メーカーなどが納税義務者として負担する税金であるため「ガソリンの販売価格の構成要素である」と考えられており、ガソリン税・石油税に対しても消費税が課税されることになっています。対して、軽油取引税は購入者が納税義務者として負担する税金であるため上記の考えにはあてはまらず、消費税が不課税となるのです。

期末には毎期継続して同じ勘定科目を使用しているか確認

決算をむかえたら、前期までと同じ勘定科目を正しく使用できているか、再度確認をしましょう。

これは、勘定科目の選択の幅が広いことから、ガソリン代の仕訳においてとくに気をつけるべきポイントです。

なぜ毎期継続して同じ勘定科目を使わなければならないかというと、ガソリン代の勘定科目選択に関して的を絞って言えば、適切な期間比較を行うためです。たとえばガソリン代を、前期は消耗品費の勘定科目を使用していたのに今期は旅費交通費の勘定科目を使っていたら、この2期間の間で費用に関する正しい比較分析ができなくなってしまいます。

この「毎期継続して同じ処理を適用しなければならない」という決まりのことを「継続性の原則」といいます。これは企業会計原則という会計に関するルールの中で定められているものです。企業会計原則とは、会計の基礎的なルールであり、法人・個人事業主問わず従わなければならない基準です。

自分では正しい勘定科目を使用しているつもりでも、思い込みによって間違っていたり、別の仕訳入力担当者が勘定科目の社内ルールを守れていなかったりなどということが起こりえますので、注意しましょう。

ガソリン代を仕訳するときのポイント

ガソリン代の仕訳をするときには、勘定科目それぞれの特徴を確認し、自社の状況に最も適した勘定科目を選択してください。

また、個人事業主の確定申告をするときの家事按分については、自分の感覚でなんとなく費用を分けるのではなく、必ず走行距離や使用日数などの合理的な基準をもとに行うよう注意しましょう。

Biz人 編集部 経理応援隊/簿記応援隊Biz人 編集部 経理応援隊/簿記応援隊

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