帳簿には、必ず記入しなければならない「主要簿」と、その補足的な位置づけである「補助簿」の2種類の帳簿があります。主要簿は仕訳帳と総勘定元帳で、どの会社にも必ず存在しているはずです。一方補助簿は、法律上はなくてもいい帳簿です。しかし、会社の取引を正しく、より詳しく記録するためには補助簿の存在は大きいでしょう。そして、簿記試験の勉強をする上でもある程度理解する必要があります。
当記事では、補助簿の種類とその中の「補助記入帳」について解説します。
お勤めの会社にも補助簿があるけどこれまでよくわからなかった方は、こちらの記事で理解を深めてから補助簿を見てみるとその内容が分かるかもしれません。また、これから簿記試験を受ける方は各補助簿の種類によっては、高確率で出題されるものもあるため、参考にしてください。
【目次】
補助簿の中でも、取引が発生した順に詳しい記録を行う補助記入帳と、特定の勘定科目についてその内容を項目別に分けて記録を行う補助元帳の2種類に分けられます。
現金出納帳または小口現金出納帳、預金出納帳とは、その名の通り現金と預金の取引記録を行う帳簿です。
実際にはそれぞれが別の帳簿ですが、考え方は同じで現金や預金の出入りを発生順に記録し、実際の残高と帳簿の残高を合わせていく点が共通しています。
会社によっては小口現金勘定がなく、現金勘定として一括管理しているところもあるでしょう。また、現金勘定として扱うものの中には、通貨の他に他人振出しの小切手や郵便為替証書なども含まれます。これらを、仕訳帳から総勘定元帳にそのまま転記すると膨大な量になってしまうため、この補助簿が役に立つというわけです。
帳簿には、いつ・なにに・いくらを記載し、実際の現金有高と帳簿残高を合わせます。正しく現金のやり取りができていれば差額がでることはありませんが、膨大な量の取引を扱う会社だと管理が難しいものです。1日の業務終了時に、毎日それらの残高を合わせていくことが理想です。
| 現金出納帳 | ||||
| 日付 | 摘要 | 収入 | 支出 | 残高 |
| 4/1 | 前月繰越 | 100,000 | 100,000 | |
| 4/6 | B社へ商品販売 | 500,000 | 600,000 | |
| 4/10 | 切手購入 | 60,000 | 540,000 | |
| 4/20 | 買掛金支払（C社） | 350,000 | 190,000 | |
| 4/24 | 売掛金回収（D社） | 150,000 | 340,000 | |
このように、発生した取引に応じて日付順に記録します。
帳簿上の残高と、実際の現金残高を都度合わせていけば、現金取引のミスを減らすことができます。
預金残高出納帳は現金出納帳と基本的な考え方は同じで、その口座内の取引を記録し、その残高を合わせます。現金出納帳と違うところは、当座借越勘定が出てくることがある点です。
会社と銀行で借越契約を結ぶことで、支払った小切手よりも口座残高が少ない時、一時的に残高をマイナスにできるのです。
とはいえ、会社の負債として扱われ借金のようなものなので、借越の状態が続いてはいけません。
また、会社によっては複数の銀行口座をもっているでしょう。そういった場合には、口座一つ一つに対し、勘定科目を設置して管理しなければいけません。
▼「補助元帳編」は、別の記事にまとめました
商品を仕入れた時、仕訳帳に「仕入/買掛金など」と記録し、これを総勘定元帳に転記するのが最短の記録方法です。しかし、これだけだと仕入や売上の回数が増えた時にその明細が分かりづらいのです。仕入帳・売上帳には、“何を・何個・いくらで”を記載するため、より詳しく取引の内容がわかる帳簿になっています。
仕入・売上の取引が発生したら、仕訳帳に記録すると同時に、仕入帳・売上帳に記録します。
会計システムを導入し、仕訳帳→仕入帳・売上帳の転記を自動化している企業もあるかもしれません。そのため、仕入帳・売上帳の記入をしたことがなくても、システム上それらの帳簿が完成していることもあるため、一度システムを覗いてみるといいでしょう。
| 仕入帳 | ||||
| 日付 | 摘要 | 内訳 | 金額 | |
| 4/1 | A社 | 掛 | ||
| a商品 10個 | @100 | 1,000 | ||
| b商品 5個 | @50 | 250 | 1,250 | |
| 4/20 | B社 | 掛戻し | ||
| c商品 1個 | @200 | 200 | ||
| 4/30 | 総仕入高 | 1,250 | ||
| 仕入戻し高 | 200 | |||
| 純仕入高 | 1,050 | |||
| 売上帳 | ||||
| 日付 | 摘要 | 内訳 | 金額 | |
| 4/1 | Z社 | 掛 | ||
| z商品 10個 | @300 | 3,000 | ||
| y商品 5個 | @500 | 2,500 | 5,500 | |
| 4/15 | Y社 | 掛戻り | ||
| x商品 2個 | @300 | 600 | ||
| 4/30 | 総売上高 | 5,500 | ||
| 売上戻り高 | 600 | |||
| 純売上高 | 4,900 | |||
仕訳帳と売上帳では、摘要欄や内訳欄を使って、その内容を詳しく記載します。
後で振り返ったときに、一目でわかるようにしておくためです。
実務では上記のように、返品取引を赤字にするなどして、通常取引との差別化をしておくことをオススメします。
また、毎月末日にその月の合計を出しておくとリアルタイムで、仕入と売りのバランスや推移を見ることができるので、仕入帳・売上帳は経営側にとって必要な帳簿と言えます。
手形は、現金化できるまでにタイムラグがあるため、管理が難しいものです。管理を怠ると不渡りなどの会社の信用問題に発展することも。手形を正確に管理するために、支払手形記入帳と受取手形記入帳があります。
会社によってテンプレートは異なりますが、基本的に下記の内容を記帳します。
これらの内容はそれぞれの手形に記載されているものを見ればわかる情報ですから、手元にある手形をしっかり見て記帳すればミスは防げます。
特に、振出日や満期日に注意が必要です。回し手形などの場合、期日ぎりぎりで受け取ることもあり、慌てて銀行に行かなければいけないパターンもあるからです。また、支払手形の場合は、当座預金残高が不足していると不渡りとなってしまうため、期日の管理は徹底しましょう。
決算において、重要書類となるのは仕訳帳や総勘定元帳といった主要簿ですが、リアルタイムで経営戦略を練ったり、取引先とのやり取りでスムーズに内容を見返したりするのは、補助簿の役割が大きいです。
それぞれの業種で使う種類は異なりますが、特に現金出納帳や預金出納帳は毎日記帳した方がいい身近な帳簿として取り扱いましょう。
経理実務や簿記の試験対策に役立つ知識を提供します。
