簿記試験前におさらいしたい勘定科目！仮払金、立替金、仮受金、預り金の違いは？

なににいくら使うのかわからないけど、先にお金を支払うときに仮払金を使用します。

業務で現金の管理を行っている方は、毎日のように「仮払金」の処理をしているかもしれません。

例えば、社員が出張に行くとき、その時点では概算でしかわからない予算を先に渡しておくことがあるでしょう。

また、仮払金が発生すると後で清算する権利がもらえるという意味で「資産グループ」に属しますが、決算時には残高を0にしておかなければいけません。あくまでも仮として出金し、その後に清算しなくてはいけないからです。

例1.社員が出張にいくため現金50,000円を渡した。

現金の減少は貸方へ、その相手科目へ仮払金を記載します。

例2.社員が出張から帰ってきたので清算した。残金は受け取った。

• 宿泊費が15,000円
• 交通費が10,000円
• 接待費が15,000円

出張分の仮払金の精算であり、残額も返金されたので、仮払金50,000円を貸方へ。

例1の時点で仮払金残高が50,000円であったのに対して、例2で50,000円分減少させているので、残高が0になりました。

あとは、費用の発生の意味でそれぞれの科目を借方へ記載します。

10,000円返金され、現金が増加したのでその仕訳を忘れないようにしましょう。

仮払金と意味が似ているのが「立替金」です。

仮払金と違うのは、

• 該当者と支払先が別であること
• なんの分なのか内容がはっきりしていること

です。

出張する社員に支払うのが仮払金ですが、該当者分の費用を代わりに支払先に支払うのが「立替金」です。また、支払い時は勘定科目がはっきりわかっているので、あとで勘定科目を考える必要もありません。

また、立替金は後で清算できる権利が貰える権利として「資産グループ」に属します。用途不明の仮払金とは異なり、勘定科目がはっきりしている立替金は決算時に絶対に0でなければいけないということはありません。とはいえ、残高をなるべく0に近づけておくことが理想でしょう。

例3.得意先に商品を納品した際に発生した、得意先負担の送料5,000円を現金で立て替えた。

例4.立て替えていた送料5,000円を得意先から受け取った。

現金が戻り、立替金もなくなったので、そのまま逆仕訳を行います。

預貯金口座に入金があった際に、すぐにどの分のことなのかわかればいいですが、その時はすぐにわからない場合があります。預金残高は増えているのに、その原因が分からないからと言ってそのまま未記載にしておくことは好ましくありません。そんな時に使用するのが「仮受金」勘定です。

また、借受金はあとで費用などを発生させる義務が生じるため「負債グループ」に属します。入金の原因が一時的に不明の場合に使う勘定科目であり、決算時には残高を0にしておく必要があります。あくまでも一時的に使用するものだと覚えましょう。

例5.普通預金口座に50,000円の入金があったが、その原因は不明である。

普通預金の残高が増えるので、借方へ。

その相手科目が負債の増加で、仮受金となります。

例6.仮受金で処理していた50,000円が得意先からの売掛金回収だと分かった。

売掛金の回収は貸方へ。

仮受金50,000円全額の原因がわかり、残高を0にするため貸方へ記載します。

取引先や従業員が負担するべき代金を、支払先に支払う前に会社が一時的に預かっておくことがあります。そんな時に使用するのが「預り金」勘定です。

立替金や仮受金とも似ていますが、預り金の特徴は

• 実際にお金を払うのは負担すべき本人であること
• いつかは支払先に支払う予定のあるもの

です。

預り金は、あとで支払う義務が発生するので「負債グループ」です。多くは、従業員の源泉所得税に係わる仕訳に使用しているのではないでしょうか。会社が所得税を納めるタイミングで、その預り金の残高は0になっていなくてはいけないので、定期的に残高確認を行うといいかもしれません。

例7.従業員への給料300,000円のうち、50,000円を源泉所得税として預かり、残りを現金で支払った。

給料として計上するのは300,000円なので、借方へ記載します。

その内の50,000円は、後ほど税務署へ会社から支払うために預かっておくため、預り金として貸方へ、残りの250,000円は現金で支払ったので貸方となります。

例8.預かっていた源泉所得税50,000円を現金で税務署に納付した。

預かっていた50,000円の精算なので、残高を0にするため借方へ。

現金で50,000円を支払ったため、貸方へ記載します。

「仮払金」「立替金」「借受金」」「預り金」などの勘定科目を使うときは、摘要項目にその内容をしっかりと記録しておくことが大切です。取引が多い会社だと、どれがどの分の記録なのかわからなくなってしまうからです。

特に社員の多い会社では、預かったり立て替えたりする取引が頻繁に行われています。

経理担当者だけでなく、該当者となる従業員本人もその意味を理解しているとスムーズに現金などのやり取りができるでしょう。

また、仕訳だけでなく、出金伝票や領収証なども保管し、後で振り返ったときに確認できるようにしておくことも大事です。