人事/総務

従業員が出勤しない!? 対応時のポイント・退職手続き

テーマ
人事・総務
執筆
biz人 編集部

ある日突然出勤しなくなった従業員がいると、どう対応したらいいのか迷ってしまいますよね。本人と直接話せないと意向が確認できず、他の従業員が「ひょっとして飛んだのか…?」と疑うことで職場の空気が悪くなる場合もあります。

今回は、従業員が来なくなった時の対応方法や退職時の手続きについて解説します。

ポイント

従業員が出勤してない!? 気づいた時の対応方法

まずは、出勤していないことが分かった段階ですぐにやるべきことをお伝えします。

 

本人や家族に連絡する

気づいた段階ですぐ本人に連絡しましょう。電話・メール・メッセンジャーアプリ・自宅訪問など、連絡がつきそうなありとあらゆる方策を探ります。

まず考えるべきは、事故や事件に巻き込まれていていたり、急病で倒れていたりするリスクです。職場の人が発見する可能性もあるためなるべく早めに動くのが理想ですが、自宅訪問は従業員のプライバシーに触れる行動であるとして、嫌がる人が多いのも事実です。この段階ではあくまでも「無事を確認するため」だけに訪問し、無断欠勤を責めたり出勤を強制したりすることのないよう注意しましょう。

また、自宅を訪問する場合は必ず2人以上の人員を割き、トラブル防止を意識します。

 

会社に届け出がないか確認する

本人からの退職書類や返却物が会社のポストや玄関に届いている場合があるため、改めてチェックしましょう。また、直属の上司や本社人事部に退職を希望する旨メールがきている場合があるため、メールボックスも確認します。

その他、私物がなくなっている、デスクが片付いている、パソコンのログが消えているなど、本人の意思を感じられるようなポイントがないかみていきましょう。

 

家族や身元保証人に連絡する

本人と連絡が取れない場合、入社時に聞いている情報を調べ、家族や身元保証人に連絡します。無断欠勤について厳しく言及するようなことはせず、「出勤日に来なかったので心配している。本人から連絡がほしいが、伝えてもらうことはできますか?」と伝言だけを依頼しましょう。

あくまでも本人からの連絡がほしい旨を伝え、家族を通した伝言ゲームにならないよう対策しておきます。

 

本人と連絡が取れた場合の対処法

本人と連絡が取れたら、まずはしっかり意向を聞きましょう。仕事に穴を開けた責任感のなさに怒りがこみあげそうになるシーンがあってもグッと我慢し、まずは本人が今後どうしたいのかをヒアリングします。

 

退職手続きを取る

退職の意志が確認できた場合、退職手続きに移行します。退職日を決定し、粛々と行いましょう。

この際、無理に退職を迫ったり、退職日を一方的に決めたりするのはNGです。

 

休職手続きを取る

メンタルを患っていたり体調不良や怪我・病気が原因で出勤できなかったりした場合、休職手続きを取ります。本人の体調を優先し、提出書類の締め切りなどはなるべく融通を利かせましょう。

休職期間中も定期的に報告してもらい、何ヶ月かに一度は診断書を出してもらうのが理想です。

 

復職する

単純な寝坊やシフトの勘違いの場合、次回出勤日から復職することがほとんどです。次回以降同じようなことがないよう厳重注意に留め、また仕事に精を出してもらいましょう。

 

 

本人と連絡が取れなかった場合の対処法

簿記でもとめられるのは正確に仕分を理解すること

本人と連絡が取れないまま時間が過ぎたり、健康保険証や貸与物が一方的に送られてくるだけだったりする場合も少なくありません。ここでは、意志疎通が図れなかった時の対処法を解説します。

 

何日までに連絡がほしいと明確に手紙を出す

一般的に、無断欠勤を理由に退職手続きをするまでには2週間以上待つ必要があると言われています。2週間以内だと不当解雇に当たるとされた例もありますので、注意しましょう。

まずは内容証明郵便や配達記録郵便を利用し、郵送の記録が残るような形で「〇日までに連絡がほしい」「それまでに連絡がなかった場合は、就業規則〇条に基づき退職手続きを進める」と伝えましょう。

 

退職手続きを進める

本人からの意思表示が最後まで確認できなかった場合、自己都合退職として処理することができません。後で「退職するつもりはなかった」と言われることのないよう、解雇を進めましょう。

通常、解雇する場合はその日付より30日以上前の通告もしくは解雇予告手当の支払いが必要ですが、無断欠勤で解雇する場合に限り、労働基準監督署から除外認定を受けることでこの条件を取り払うことが可能です。

2週間経っても連絡が取れないようであれば改めて内容証明郵便や配達記録郵便を発送し、「本書類を受け取った日をもって解雇する」と通告しましょう。

 

退職書類を発送する

理想を言えば、「本書類を受け取った日をもって解雇する」と通告するタイミングで退職書類も全て送るのがベストです。しかし、給与計算の締め日によってはそれが叶わない企業もあります。

無断欠勤だからとおざなりにせず、手間でも退職書類はきちんと作成し、本人に届けましょう。

離職票・雇用保険や社会保険の喪失証明書・源泉徴収票・退職証明書などの基本的なものに加え、本人から預かっている年金手帳・雇用保険被保険者証・会社に置きっぱなしの私物も発送します。

必ずチェックリストを用意し、後で「届いた・届いていない」と揉めないよう注意します。

 

 

まとめ

無断欠勤による退職は会社にとって大きな痛手であり、本社にとっても現場にとっても頭を抱える問題です。万が一このようなことが起こってしまった場合や冷静に対処し、必要以上に糾弾して却って揉め事に火をつけないよう意識しましょう。

Biz人 編集部 経理応援隊/簿記応援隊Biz人 編集部 経理応援隊/簿記応援隊

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