年末調整の仕組みと全体の流れをわかりやすく解説

毎年12月が近づいてくると経理担当者は年末調整の準備に入ります。「あー今年も大変な時期がやってきたな」と憂鬱な気分になる方も多いのではないでしょうか。ただ、年末調整は仕組みと全体の流れを把握しておけば、そんなに難しい作業ではありません。

この記事で仕組みと全体像を押さえて、年末で何かと忙しくなってくる前に素早く終わらせてしまいましょう。

そもそも年末調整ってなんのためにやっているのでしょうか？わかりやすく言うと、年末調整とは簡易版の確定申告のことです。お給料をもらっている人たち全員が確定申告をしたとしたら税務署がパンクしてしまいます。ですので、税務署は「給与だけの申告は簡単だから支払っている会社が責任もって計算してね」といって年末調整を給与支払者に義務付けしました。

ただ単に給与に税金をかけるだけだと、毎月控除している源泉所得税だけで完結できます。ですが、税金の計算上で控除できる保険料や扶養控除等が年末にならないと確定しないため、毎月正確な税額を計算できません。

そこで確定申告や年末調整が必要になるわけです。そして、年末調整では控除できない医療費控除や寄付金控除などがある人は、自分で確定申告をしてさらに税額を計算し直すのです。

還付金をもらえるのは、毎月のお給料から引かれた税金の合計と、年末調整した年税額に差額が生じたからなんですね。

年末調整で行う作業は下記のような手順で進めていきます。

①各種申告書を従業員へ配布
②記入してもらった申告書と控除証明書を回収
③チェックした申告書の内容で所得税を再計算
④源泉徴収簿の完成
⑤源泉徴収票の発行
⑥税額の差額を還付又は徴収
⑦税務署の所得税納付書を作成

各種申告書の作成が最も重要になりますので内容とポイントを解説します。

扶養控除、障害者控除、寡婦控除、ひとり親控除、勤労学生控除の判定を行います。扶養親族の「所得金額」の概念を従業員に理解してもらうのが難しいので、あえて「収入金額」で統一して記載してもらうのも一つの手です。

寡婦控除に関しては、令和2年分より「ひとり親控除」が新設され、未婚の親に対しても控除が付くようになりました。逆に、今まで所得制限がなかった一般の寡婦に対して、所得500万円以下という要件ができたのは要注意です。

毎年忘れがちですが、この扶養控除等申告書は翌年分までの2年分を作成します。なぜ翌年分を作成するかというと、翌年からの源泉所得税の金額を出すために必要だからです。

ですので、基本的に当年分の申告書については、変更の有無を確認するだけの作業になります。

令和2年分より基礎控除申告書と所得金額調整控除申告書が加わり、配偶者控除等申告書と合わせて1枚の申告書になりました。所得金額により段階的に基礎控除額が変わるようになったため、基礎控除申告書に所得金額を見込みで記入して判定します。ここで記入した所得金額は、次の配偶者控除、所得金額調整控除の判定でも使用します。

配偶者控除等申告書では、さらに同一生計配偶者の所得金額を記入してもらいます。ここでいう控除対象配偶者とは、同一生計配偶者で、合計所得金額が48万円以下の人のうち、合計所得金額が1,000万円以下である所得者の配偶者です。控除対象配偶者とならなかった人も、所得133万円までは段階的に控除額がつきます。（配偶者特別控除）年収103万円（所得48万円）超えで諦める人が結構いますので、配偶者特別控除の記載もれには注意しましょう。

3つ目の所得金額調整控除申告書、こちらの該当者は少数ですが、所得850万円を超える人は記入対象になります。

給与以外の年金や不動産の所得を足して超える場合があるので、該当者は前もってピックアップしておきましょう。

生命保険料控除、地震保険料控除、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除の計算を行う申告書です。

申告書に記載されている計算式の通りに進めれば簡単に作成できますが、各控除の証明書がない場合は控除できません。ものすごい枚数の証明書を添付する人もいますが、控除限度額以上のものを記入しても無意味ですので、必要な分だけ使用して効率化しましょう。

会社で社会保険に加入していない人は、年金の控除証明書の添付と国保の支払額の記載もれがないよう気をつけましょう。

いわゆる住宅ローン控除を受けるための申告書です。

2年目以降は年末調整で控除できます。この申告書は従業員さんに税務署から配布されていますので、金融機関の借入金年末残高証明書と共に提出をしてもらいます。年末残高証明書に共有者の氏名が記載されている場合、持ち分の確認が必要になります。

初めて年末調整でこの申告書の提出を受ける場合は、共有者がいないか注意して見ておきましょう。

年末調整は各種申告書を正確に作成しておくことが最重要ポイントです。

最近では、給与計算ソフトで源泉徴収簿や源泉徴収票は一瞬で作成してくれますので、申告書に間違いがなければ転記して終了です。申告書は従業員自ら作成しますので、計算間違いや控除証明書の添付もれが結構あるものです。年末調整を効率よく終わらせるコツは、早めに申告書の提出期限を区切り、提出後すぐにチェックをして、不明点を従業員に確認しておくことです。

余裕をもって申告書を完成させ、あとはその年最後の給与を待つだけの状態にしておきましょう。