違いを理解していますか？間違えやすい費用科目を例を提示しながら詳しく解説！

①出張先のコンビニで、営業資料をプリントアウトした。代金は30円、小口現金にて清算

②事業の宣伝のためチラシ印刷を印刷会社に依頼した。代金は30,000円、小口現金にて清算

①ですが、会社によって「印刷費」や「事務用品費」と科目を設定している場合もありますが、一般的には「消耗品費」で計上することが多いです。

消耗品と言えば、文具などをイメージしがちなので、コンビニでプリントアウトした代金が消耗品費に仕訳されることに違和感があるかもしれません。

こう考えてみてください。社内で使っているコピー機のインク代は消耗品費となりますね。

①の場合、場所がコンビニであったというだけで、社内でプリントアウトした場合と同じ目的です。そのインク代を支払ったとして、「消耗品費」で計上します。

②は、「①と同じ印刷にかかった費用だ」と消耗品費にしてはいけません。

目的に注目してください。“宣伝のため“ということなので「広告宣伝費」となります。

このように、領収書だけをみて印刷＝消耗品費としてしまうのは危険です。

社員から清算の依頼を受けた際には、清算表や出金伝票など内容や目的が記載されている資料を確認し、それに応じた勘定科目を設定しましょう。

①取引先との打ち合わせにおいて、お弁当とコーヒーを購入した。代金は10,000円、小口現金にて清算

②取引先と慰安会を行った。計4人で25,000円、代金は小口現金にて清算

③取引先と食事会を行った。計6人で25,000円、代金は小口現金にて清算

①は、食事をしているという点で「交際費」と間違えやすいです。

しかし、この目的は“打ち合わせ”、“会議”となります。会議費は、会議室の場所代や参加者へのコーヒー代なども含まれます。

②と③は一見同じ内容に見えますが、計上する科目は違います。注目すべきは、１人当たりにかかった代金です。

接待交際費は、接待や慰安を目的とする飲食等のためにかかった費用のことを言いますが、1人当たりの費用が、5,000円以下だと会議費に分類されるのです。

②の場合・・・25,000円÷4人＝6,250円/人　“交際接待費”

③の場合・・・25,000円÷6人＝4,167円/人　“会議費”

となります。

ただし、これは飲食代に関する場合に限ります。

接待目的のゴルフや、贈答品などは金額や人数に係わらず「接待交際費」に分類されるので注意してください。

このように、“食事“または”飲食“というキーワードだけで勘定科目を考えることはできません。会社によって申請の仕方はそれぞれですが、以下の項目を確認する必要があります。

• 日付
• 相手先名
• 相手先人数
• 当方人数
• 会場名
• 目的

経理担当者は、以上の項目内容が記載されている届出書を確認してから清算するといいでしょう。

①資産である建物の損傷している箇所を業者に頼んで修理・工事した。代金は100,000円、普通預金口座から振り込んだ

②資産である建物に非常階段を付ける工事を行った。代金は1,000,000円、普通預金口座から振り込んだ

①と②、どちらも建物を工事している事実は同じです。

しかし目的が違うので「修繕費」勘定と「建物」勘定（資本的支出）で区別されます。

①は、建物の原状回復を目的としています。壊れた部分を直すだけなので、建物の価値は変わりません。

一方②は、非常階段を付けることで、その建物の資産価値を更に高める目的があります。

また、金額で見分けることもできます。200,000円以下の工事や修理であれば目的を問わず「修繕費」として問題ありません。

その他にも、修繕費と資本的支出を区別するポイントはいくつかあります。

迷ったときは、こちらのフローで確認すると良いでしょう。

修繕費と資本的支出については、簿記試験にも出題されます。

実務でも試験でも、工事の内容と目的を理解する必要があります。

会社のルールに従って仕訳しよう

上記で挙げた以外にも、勘定科目を考える上で間違えやすいものが結構あります。

例えば、「車両費」と「旅費交通費」。

車で営業先まで移動した際のガソリン代や、移動先での駐車場料金はどちらに該当すると思いますか？さらに、車両にかかった保険料はどの科目になるでしょう。

答えは、“なんでも良い”です。

なんでも良いというのは、気分でコロコロ変えてOKの意味ではなく、どの科目にしなければいけないという法律や決まりはないと捉えてください。

会社や企業によって勘定科目を区別するルールが決められているはずです。そのルールに従って仕訳をしましょう。

これから勘定科目のルールを決める方は、その時々でルールを変えてしまうと正確に費用の管理ができませんので、一度決めたルールに従って仕訳していくことが大切です。

会計業務における仕訳作業は、ただお金を清算して記録するだけではありません。そのお金が何の目的で使われたのかを理解して科目を区別しければいけないのです。

清算しようとする従業員側もそれを理解していない場合が多いです。領収書のみを提出すればいいわけではなく、誰とどんな目的でお金が使われたのかを報告しなくてはいけません。

会社によって清算方法は様々ですが、目的などをしっかりと記録しておくことが正確な仕分作業につながります。