「事務処理に時間がかかる！」そんな悩みを解決！経費精算に効率化する方法

経費精算は締め日までに下記の4工程をやることで終わらせます。

• 工程①回収
• 工程②チェック
• 工程➂差し戻し
• 工程④➂の再チェック

工程④まで迅速に終わらせる必要があります。回収が遅ければチェックも遅れますし、チェックが遅れてしまえば差し戻しも遅れます。さらに注意すべきは工程➂差し戻しっぱなしにしてしまうことです。工程④を忘れて締めてしまうと費用の計上漏れが起こります。費用の計上漏れが起こらないようにこのすべての工程を把握して経費精算を行いましょう。

経費精算の書類やデータの回収は定めた提出期限までに徐々に集まり始まります。

手元に届いた書類は、届いた順から処理をしていきましょう。ただし、間違いやミスが多い人があらかじめわかっているのであればその人を優先してチェックすると効率よく作業できます。

また、経費精算の締め日以降に本来提出しなければいけない月の経費精算をもってくる人がいます。おっちょこちょいだったり、時間にルーズだったり、忙しい人にありがちです。こういう場合は、提出期限のアナウンスを行うと提出漏れを防ぐことができます。メールや社内イントラなどで提出期限一週間前や提出期限当日の朝などに行うと効果的です。

チェックは、可能な限り最初にチェックをする人が間違いを発見するほどいいです。

• 申請→上長承認→経理チェック①→経理チェック②

などのフローで経費精算を行う場合、上長が間違いに気づいて差し戻しをするのと、経理チェック②を行う人が間違いを見つけて差し戻すのであれば上長が間違いに気づいて差し戻しを行う方が早いです。

しかしながら、上長は経理的なことはわからない場合が多いので、経理チェック①でミスを発見して差し戻すことが理想です。最初の経理チェックで間違いをみつけることができると効率的に経費精算は締まります。

経費精算が間違っていた時の対処法は2点です。

• 何度も繰り返しそうなミスであれば再発防止の意味で差し戻し
• こちらで修正しても問題ないミスであれば修正

時間との兼ね合いやミスの重要性でどちらにするか判断しましょう。再発防止の意味で差し戻しが理想ですが、期限までに戻ってくる可能性が低ければ費用計上を優先して経理側で修正して、修正する旨をメッセージで残しておくなどの工夫をしましょう。

連絡方法は内線かメールかチャットか、一番連絡がつきそうな手段で臨機応変に問い合わせを行いましょう。

メールの場合

メリット

• あればあちらの都合のいい時間に見てもらえるので業務の邪魔にならない
• 比較的、時間を気にしなくてもいい

デメリット

• 文章を作るのに時間がかかる
• 問題が複雑な場合は文章だけでは伝えきれない

などの特徴があります。

電話の場合

メリット

• 急ぎの場合には即解決できる
• メールよりも短時間で済む
• 不在の場合は折り返しを頼める

デメリット

• 相手の仕事を中断させてしまう
• 不在の場合は、あらためて電話するかメールに切り替えるかなどの判断が必要

などのメリット・デメリットがあります。今の時代は社内で使ってるチャットがあるので、そちらのほうがより手軽に連絡できる場合はこちらを使ってもいいです。

同じフロアで近くにいる場合は足を運んで聞きに行くとより確実です。

相手によって出やすい連絡ツールも違うので、コミュニケーションをとる機会がある相手であれば普段使いやすい連絡ツールについて聞いておくとスムーズに業務を行うことができます。

一番大事なのは、差し戻ししたものを再チェックすることです。差し戻しはしたけどそのまま放置してしまい、差し戻しをした相手も差し戻されたことに気づかず、費用計上が漏れてしまったなどということが起こらないように気を付けましょう。

差し戻した相手のリストを作ってもいいですし、経費精算の社内システムで差し戻したものを確認できるのであれば逐次確認しましょう。差し戻したのが紙なのであればコピーをして手元に残しておくなど、あとで戻ってきているかのチェックができるといいでしょう。

４つの工程を意識すること、可能な限りどの工程も余計な時間をかけずに迅速に行うこと。このふたつが締め日までに経費精算を効率的に行うコツです。