毎日仕事をする上で絶対に欠かすことのできないコミュニケーション。社内だけでなく取引先・クライアントとのコミュニケーションも間違えれば大きな損失に繋がります。さらに、メールなどのやりとりは企業にとって重要な情報が含まれており、外出先や在宅勤務でのやりとりも安全かつスムーズに進める必要があります。
そこでコミュニケーションを安心かつスムーズに促進するツールをうまく利用することで、レスポンスが早くなり、またメールチェックの時間を大幅に削減することも可能です。
今では様々な商品が開発されており、初心者でも使いやすく、用途によって使い分けることもできます。
今回はそんな会社の悩みを解消するコミュニケーションツールについてや、おすすめのサービスを紹介します。
【目次】
多くの企業は社内・社外との連絡手段としてＥメールを使っているのではないでしょうか。しかし、関わる人が増えてくると「CCに入る人が増えてやりとりが複雑になった」「朝いちでメールを開くととんでもない量のメールが…」など、チェックに時間がかかったり、目的のメールを探すため片っ端から確認したりと手間がかかります。
コミュニケーションツールはこのような手間を省き、効率よく仕事を進める手助けをします。ツールによって様々な特徴があり、プロジェクトの管理に特化したものや、重いデータのやりとりに特化したものなど用途によって選ぶことができ、サービスによっては無料から始められるものもあり簡単に導入することができます。
ツールは社員の仕事をスムーズにするとても便利なものですが、今までのやり方を急に変えてしまうと反対に手間を増やすことにもなり得ます。使う人みんなにメリットのある導入をするためのポイントをご紹介します。
企業によって抱えるコミュニケーションの問題は様々です。
など、まずはどのような悩みがあるのかを理解することで、新しいツールを導入する方が良いのか、一部導入するのかなどピンポイントに問題を解消していくことができます。
ツールを実際に使い始める前に、全ての人が使い方を理解する必要があります。全機能を一度に覚えることは難しいですが、基本的な使い方、プロジェクトで必要な機能などを最初に確認しておくことで使い始めた後の混乱や不安などの時間を大幅に削減することができます。また、使い方のマニュアルをツールに保存しておいたり、配布するのもおすすめです。
最初にツールを使う上でのルールを決めておきましょう。ポイントはこちらです。
ツールによって料金プランは様々です。どれくらいの人が利用するのかを考えプランを選びましょう。社外の人の利用も想定される場合は、相手会社のルールも必ず確認しておきましょう。
ツールによっては社外からも簡単に利用が可能です。しかし、いくら便利でも○時以降は連絡をしないなど、お互いが負担にならないように設定しましょう。
メールなど他のツールと平行して導入する場合、どのように使い分けるのかルールを決めておきましょう。契約についてなど大事な内容はメールで、スケジュールやデータのやりとりは新導入したツールで、などお互いに使用目的を確認しておきましょう。
簡単に利用できるおすすめのコミュニケーションツールを用途別に6つご紹介。SSL/TLSによる暗号化や、2段階承認設定などが付いており安全に利用できるツールのみご紹介します。
ビジネス用途に特化した無料で始められるチャットツールです。基本的なチャット機能や、プロジェクトごとのタスク管理、ファイル共有などが可能で、初心者でも簡単に操作ができます。また社外の人もチャットに招待でき、スピーディにやりとりを進めることができます。
スマートフォン、タブレットにも対応しており外からでも連絡が可能。日本発祥サービスのため日本語でサポートを受けることができます。
多くのプロジェクトを管理できるツールです。プロジェクトを登録、必要なタスクを入力すると、そのタスクごとに担当者を割り当て、タスクの優先度から期限を設定したり、進捗状況の確認なども可能です。また、社外の人もチャットに参加でき、Wiki機能を利用することで後から入ってきたメンバーにもプロジェクトの概要を簡単に共有することができます。
古くなった会社のマニュアル作成や、文書のテンプレートを作成し、社内用のwikiを作ることができるツールです。自動保存機能も付いており、また作った文章をwordやexcelに貼り付けすることが可能です。さらには検索機能で文書を簡単に見つけられ、また閲覧権限の設定も可能です。スマホ、タブレットにも対応しており、日本発祥のサービスですがタイムゾーンや言語の切り替えもでき、海外でも利用が可能。
複数の端末からファイルを保存・共有できるストレージサービスです。メールだと起こりやすい見落としなどのミスやデータが重く送れないなどの問題も、Dropboxで作成したファイルのURLを相手に共有するだけで動画や重いデータでも受け渡しが簡単に可能です。また、URLは一度に複数人に共有可能で、ダウンロードしたファイルはオフラインでも閲覧ができます。
Microsoftが提供しているストレージサービスです。Dropboxと同じく、複数の端末からデータを保存・共有することができます。
また、特徴としてWord、Excel、PowerPointなどのOffice製品との連携がスムーズで、Microsoft officeがインストールされていないPCでもOneDriveを使えばファイルの閲覧、編集、保存が可能です。
世界中で使われているビジネス用チャットツールです。シンプルで使いやすく、チャットのように早くやりとりできることが魅力です。また多くの外部サービスとの連携がとれたり、無料ビデオ・音声通話なども可能。無料プランでも基本的なセキュリティ機能が付いており、気に入った場合は拡張機能を後から付け足せるためお試しで始めるには最適です。
コミュニケーションの速さと質は、社員のモチベーションや売上にも直結します。レスポンスが遅くスケジュールがずれている、やりとりが上手く行かず発注を間違えた、などが起こってしまってからでは大きな損失に繋がる可能性もあります。
働き方が変わってきた今だからこそコミュニケーションツールを導入し、社員・取引先・クライアントの負担を減らして、ストレスフリーに働ける環境を作りましょう。
経理実務や簿記の試験対策に役立つ知識を提供します。
