社内ポータルサイトとは？グループウェアとの違いは？業務効率改善の4つのポイント

早速、社内ポータルサイトとグループウェアの特徴を確認していきましょう。また、それぞれの大きな違いについてもピックアップしますので、自社に合っているのはどちらのツールか、参考にしてみてください。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、カレンダー・スケジュール・タスクリスト・メーラー・社内通達などをひとつのサイトにまとめたツールのことです。

Yahooのようにインターネット接続時のトップ画面に表示され、天気・ニュース速報・電車やバスの遅延情報へ瞬時にアクセスできるポータルサイトがあるのと同様、社内情報を集約して表示するサイトだと理解すると分かりやすいでしょう。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内ポータルサイトに表示されているカレンダー・スケジュール・タスクリスト・メーラー・社内通達などをそれぞれ単独で使えるツールのことです。

特定の機能に特化していることが多いため使いやすく、全ての機能を使わない企業であっても活用しやすいのがメリットです。

違いは「活用目的」にある

社内ポータルサイトを導入する目的は、スピーディーで正確な社内情報共有にあります。

社員全員が毎日必ずログインする場所に情報を置いておくことで目につきやすく、チーム間・部署間・エリア間の情報も共有しやすくなります。

一方でグループウェアを導入する目的は、業務効率の改善にあります。

ワークフローやWeb会議における資料・動画・音声・メモの共有に特化しているケースが多く、特定の業務を素早く進めるのに適しています。

では実際に、業務効率改善を図るうえでのポイントを紹介します。

定期的にツール内の情報更新をおこなう

社内ポータルサイトかグループウェアかを問わず、必ず必要になるのはツール内の情報更新です。

新入社員が登録されていない、退職者の情報が抹消されていない、人事異動情報や組織図変更が反映されていない、という情報では実務の実態に沿った活用ができません。同じチームメンバーのスケジュールが見られなかったり、ワークフローの承認権限者が異なって時間をロスしたり、さまざまなデメリットが生じます。

総務部・システム部・人事部・労務部などが連携を取り、最低でも月次の定期タスクとして更新作業をおこないましょう。

社員のセキュリティ教育をおこなう

社内の情報が１ヶ所に集約されるのは非常に便利で効率的ですが、不正アクセスされてしまった場合、情報が一気に流出するリスクがあります。

パソコンを電車内に置き忘れた・IDやパスワードを盗まれた・面を開いたまま中座した、なの一瞬の気の緩みが原因で会社全体に多大なる損害を与える可能性がありますから、十分注意しましょう。

社員にセキュリティ教育をおこなう人事部と、就業規則で罰則や処分について定める総務部とが連携しながら対策していくのがポイントです。

運用・管理の責任者を決めておく

定期点検や情報更新をする責任の所在を明らかにしておくためにも、あらかじめ運用・管理責任者を決めておきましょう。

従業員情報をタイムラグなく反映できる人事部が担当するのが理想ですが、人事部から情報をもらって総務・庶務・システム担当者が就くこともあります。

メインの業務に支障が出ないよう指名していきましょう。

オンボーディングを徹底する

オンボーディングとは、業務に必要なスキルや知識を授ける手ほどきのことを指します。せっかく便利なツールを導入しても、従業員に使い方が共有されていないことが原因で思ったような活用がされないケースも多々あるのです。

「よく分からないけど新しいものが始まった」「退職したひとが詳しい使い方を知っていたけど、いなくなってしまってからは情報が共有されていない」という実態も多く、形骸化してしまうこともあるでしょう。

従業員が十分使い方を理解できるまで研修し、いつでも閲覧できるマニュアルを用意するなど、本部側の対策が欠かせません。

社内ポータルサイトやグループウェアは、社内情報共有を助けたり業務効率改善が図れたりする便利なツールです。

一方で、定期的な情報更新やセキュリティ教育がおこなわれていない場合、思っていたような効果が得られず、かけたコストと時間に見合わなくなる可能性を孕んでいます。

「導入しっ放し」にならないよう総務部・人事部・システム部が協力しながらメンテナンスし、働きやすさに貢献していきましょう。