仮払金と立替金の違いとは？内容や仕訳方法についてくわしく解説

仮払金と立替金の共通する点と異なる点

仮払金と立替金には、共通する点と異なる点があります。はじめに下の表で確認してみましょう。

つぎからは、それぞれの科目の内容をくわしく解説していきます。

仮払金とは

上記の表のとおり、仮払金は会社の経費として支払うときに、支払金額や使い道がまだ確定していないときに使用する勘定科目です。

例えば、つぎのような例のときに使用します。

• 営業担当が出張するときに、交通費や宿泊代を概算で支給した
• 役員が取引先との接待時に、飲食代を概算で支給した

仮払金は、会社の経費を従業員が立て替えるには負担が大きくなるため、会社が仮に支払うものです。

上記の例が終わったあとは支払金額が確定するため、つぎの仕訳を起こしなおします。

• 営業担当者の出張後「仮払金」⇒「旅費交通費」
• 役員の接待後「仮払金」⇒「交際費」

立替金とは

立替金は、会社の経費にはならない出金を会社が一時的に立て替えるときに使用する勘定科目です。

例えば、つぎのような例のときに使用します。

• 従業員が負担する雇用保険料を、会社が立て替えた後に給与から天引きする
• 取引先が負担する郵送代を、会社が立て替えた後に取引先に請求する

立替金は、会社が一時的に出金したものであり、将来的に必ず回収しなければなりません。

上記の例が終わったあとは出金額が回収されるため、つぎの仕訳を起こしなおします。

• 雇用保険料の給与天引後「立替金」⇒「現金」
• 郵送代の返金後「立替金」⇒「現金」

ここからは仮払金と立替金の仕訳方法を、具体的な例示をもとにくわしく解説していきましょう。

仮払金の仕訳方法

例1-1）営業担当者の出張旅費として7万円の仮払金を支給した。

例1-2）出張旅費の精算では、仮払金より支出額が多く発生した（新幹線代に4万円、宿泊費に2万円、交際費に2万円）。

※総額8万円の出張旅費に対し、事前に受け取った仮払金7万円では1万円足りなかったので、貸方に1万円の現金勘定を計上。

例1-3）出張旅費の精算では、仮払金より支出額が少なくて済んだ（交通費に3万円、宿泊費に1万円、交際費に2万円）。

※総額6万円の出張旅費に対し、事前に受け取った仮払金7万円では1万円余ったので、借方に1万円の現金勘定を計上。

立替金の仕訳方法

例2-1）会社と従業員とで負担する雇用保険料の総額を一時的に会社が全額支払った（雇用保険料総額のうち、会社負担が8万円、従業員負担が4万円）。

※会社が雇用保険料総額12万円を一時的に支払うため12万円を貸方の現金預金勘定に計上。会社負担分は借方の法定福利費勘定に8万円、従業員負担分は借方の立替金勘定に4万円計上。

例2-2）従業員の給与40万円から従業員負担分の雇用保険料3万円を天引きする。

※従業員の手取り分36万円を貸方の現金預金勘定に計上。従業員負担分の雇用保険料4万円を貸方の立替金勘定に計上。

仮払金と立替金は意味が全く異なるため、仕訳方法も違うことがお分かりいただけたでしょうか。二つの科目については、決算時において留意するべき点があるので確認しておきましょう。

仮払金の留意する点

仮払金は文字通り仮の勘定科目なので、決算時において多額の残高があるのは好ましくありません。もし多額の残高が計上されていると、決算書を開示する銀行や税務署に説明が必要になってきます。

銀行や税務署は、仮払金残高をどのように見るのかポイントを整理してみました。

立替金の留意する点

立替金は、立て替えた相手先から戻ってくるべきお金です。仮払金と同様に決算時において残高があるのは好ましくありません。

立替金が発生するときには、以下のような台帳を作成して管理しておくことが必要です。

相手先担当者、所在地、金額、摘要を確実に把握しておきましょう。場合によっては、文書を取り交わすことも必要になってきます。

今回は、仮払金と立替金について、違いや仕訳方法を解説してきました。

会社で一時的な支払いが発生したら、経理担当者はどちらの科目が正しい処理になるか判断しなければなりません。

あくまでも一時的に処理する科目なので、できるだけ残高が少なくなるように努めることが大切です。

決算時には、銀行や税務署へ説明が必要となるケースもあるので、中身をきちんと把握しておくことを心がけましょう。